SECRÉTAIRE-RÉCEPTIONNISTE | Carrefour jeunesse-emploi de la MRC de Maskinongé

Accueillir la clientèle à la réception;
Balancer la petite caisse (au début et à la fin du quart de travail);
Répondre et filtrer aux appels entrants;
Fournir les renseignements demandés par les usagers;
Affranchir le courrier, prendre les messages, les acheminer aux personnes concernées et assurer le suivi des courriels entrants;
Transmettre les messages aux professeurs via Messenger, lorsque requis;
Faire les photocopies demandées par les professeurs et les employés;
Créer des affiches d’informations et les plastifier, si nécessaire;
Mettre à jour ou changer les messages d’accueil ou de nuit sur la boîte vocale du Pavillon St-Arnaud;
Gérer les inscriptions via le logiciel d’inscription, prendre les inscriptions de la clientèle pour les différents cours ainsi que pour le camp de jour;
Créer les dossiers pour la nouvelle clientèle ou modifier ceux existants en cas de changements;
Effectuer les changements d'horaires ou de cours demandés par les clients;
Veiller à l’impression des différents rapports requis pour balancer la journée ou autres;
Balancer la journée des inscriptions via le logiciel d’inscription;
Préparer les feuilles de présence des usagers pour chacun des cours et classer les feuilles de présence dans les chemises des professeurs;
Apporter les modifications requises sur ces mêmes feuilles en cas d’annulation;
Contacter les usagers pour les modifications d’horaires, annulations de cours ou pour toute autre raison demandée par le personnel;
Faire payer toute facture via le TPV et fournir un reçu, si nécessaire;
À la fin de chaque session, vider les chemises des professeurs et conserver les feuilles de présence;
Effectuer toutes autres tâches demandées par le secteur programmation;
Apporter un support à la secrétaire de direction, si requis;
*La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par la personne occupant ce poste.

Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou toute autre formation jumelée à une expérience pertinente sera considérée;
Posséder 1 à 3 années d’expérience pertinente à l’emploi;
Posséder de bonnes connaissances avec les logiciels utilisés par l’entreprise (Word, Excel, etc.) et bonne connaissance du français écrit et parlé;
Faire preuve de polyvalence et d’autonomie;
Capacité d’effectuer plusieurs tâches simultanées et bonne gestion des priorités;
Communication, entregent, travail d’équipe, maintien de prestance;
Conscience professionnelle, sociabilité, initiative;
Capacité de travailler sous pression quand requis (période d’inscriptions);
Faire preuve de diplomatie, discrétion et de disponibilité.

Partagez cette page